Lấy dấu vân tay bằng mực tại Việt Nam cho hồ sơ lý lịch tư pháp quốc tế

Lấy dấu vân tay là thủ tục thường được yêu cầu trong các hồ sơ hành chính cần định danh cá nhân. Đặc biệt trong các hồ sơ lý lịch tư pháp quốc tế như Canada (RCMP Check) hoặc Hoa Kỳ (FBI Background Check), dấu vân tay là dữ liệu quan trọng để có thể xác minh và trả kết quả. Hình thức lấy dấu vân tay phổ biến nhất là lăn mực trên giấy (ink fingerprint). Nếu đang cư trú ngoài Canada, Hoa Kỳ thì bạn vẫn có thể lấy dấu vân tay tại nơi cư trú và gửi về RCMP/FBI theo quy trình chuẩn. Vậy lấy dấu vân tay mực ở Việt Nam để gửi đi nước ngoài thì làm thế nào? Địa chỉ làm ở đâu và mất bao lâu thì có kết quả? Frontier One Vietnam sẽ cùng bạn tìm hiểu thông tin chi tiết sau đây. 

Dấu vân tay lăn mực là gì và được sử dụng ra sao?

Dấu vân tay lăn mực (ink fingerprint) là phương pháp sử dụng mực chuyên dụng để ghi lại các đường vân tay lên một biểu mẫu phiếu vân tay. Các biểu mẫu này sẽ có định dạng khác nhau tùy theo yêu cầu của cơ quan. Tuy nhiên, các dấu vân tay được yêu cầu lấy trên phiếu tương đối giống nhau, thường bao gồm: dấu vân tay lăn; dấu vân tay phẳng của tất cả các ngón. 

Dấu vân tay mực được sử dụng trong nhiều loại hồ sơ cần xác minh danh tính, trong đó có các hồ sơ lý lịch tư pháp (criminal record check/police check/background check) ở nước ngoài. Chẳng hạn, FBI Identity History Summary Check (Hoa Kỳ); RCMP Criminal Record Check (Canada). Khi làm các thủ tục này, dấu vân tay của bạn sẽ được dùng đối chiếu dữ liệu tội phạm của quốc gia đó và cấp kiểm tra lý lịch tư pháp. 

Với hồ sơ quốc tế, người nộp cần sử dụng đúng biểu mẫu vân tay, lăn mực để lấy dấu vân tay đủ và đúng yêu cầu, đảm bảo chất lượng vân tay rõ nét để cơ quan tiếp nhận có thể xử lý các bước tiếp theo. 

Lấy dấu vân tay là bước nào trong hồ sơ lý lịch tư pháp?

Trong một hồ sơ lý lịch tư pháp quốc tế, lấy dấu vân tay thường là một trong những bước chuẩn bị ban đầu nhưng đóng vai trò quan trọng khi xin lý lịch tư pháp. Vì đây là dữ liệu được sử dụng để đối chiếu dữ liệu hệ thống, nên bắt buộc phải được chuẩn bị đúng cách.

Tùy theo quy trình xử lý của mỗi quốc gia mà phiếu vân tay và hồ sơ xin background check sau khi hoàn thành có thể được xử lý khác nhau. Chẳng hạn như phiếu vân tay C-216C của Canada cần phải được số hóa thông qua đơn vị được RCMP công nhận tại Canada mới có thể được xử lý. 

RCMP, FBI và nhiều cơ quan khác cho phép người nộp đơn lấy vân tay từ bên ngoài và gửi về theo quy trình đúng của họ. Điều này cũng có nghĩa là người đang ở Việt Nam không nhất thiết phải quay lại Canada hoặc Hoa Kỳ chỉ để thực hiện bước lấy dấu vân tay.

Những lưu ý khi lấy dấu vân tay bằng mực

Tùy theo loại hồ sơ mà khi lấy dấu vân tay lăn mực bạn sẽ cần chuẩn bị biểu mẫu khác nhau. Và quy trình nộp đi các cơ quan thẩm quyền cũng khác nhau. Dưới đây là những lưu ý khi bạn cần lấy dấu vân tay lăn mực cho hồ sơ lý lịch tư pháp nước ngoài từ xa để hồ sơ ít sai sót.

1. Cơ quan yêu cầu dấu vân tay lăn mực hay điện tử? 

Ngoài phương pháp lăn mực truyền thống, một số hồ sơ cũng cho phép sử dụng dấu vân tay điện tử (electronic fingerprinting) hoặc Live Scan. Tuy nhiên, việc có thể sử dụng hình thức điện tử hay không phụ thuộc vào yêu cầu của cơ quan tiếp nhận và loại hồ sơ cụ thể. Nhiều quốc gia vẫn yêu cầu lăn tay bằng mực cho các thủ tục hành chính và pháp lý:

• Philippines: xin lý lịch tư pháp NBI Clearance
• Bahrain: xin chứng nhận Good Conduct Certificate
• Lý lịch tư pháp Ai Cập, Hồng Kông và một số quốc gia khác.

Vì vậy trước khi đến lấy dấu vân tay lăn mực thì bạn nên tìm hiểu kỹ yêu cầu của cơ quan tiếp nhận. Nếu lấy sai hình thức thì rất có thể hồ sơ bị từ chối tiếp nhận. 

2. Chuẩn bị phiếu vân tay đúng yêu cầu

Mỗi cơ quan thẩm quyền sẽ có một phiếu lấy vân tay khác nhau. Đối với hồ sơ RCMP Check Canada, người nộp có thể được yêu cầu sử dụng mẫu phiếu vân tay C-216C theo quy chuẩn riêng của RCMP. Trong khi đó, hồ sơ FBI Identity History Summary sử dụng mẫu phiếu FD-258 hoặc FD-1164 khi kiểm tra lý lịch tư pháp. Do đó, trước khi lấy dấu vân tay, bạn nên xác định chính xác mình đang làm hồ sơ nào và cơ quan nào sẽ tiếp nhận để thực hiện đúng.

3. Tìm hiểu quy trình nộp dấu vân tay

Sau khi đã lấy đúng phiếu vân tay được yêu cầu, bạn cần tìm hiểu kỹ về quy trình để nộp dấu vân tay và hoàn tất thủ tục xin lý lịch tư pháp. Nếu đang ở quốc gia khác, bạn cần chắc chắn phiếu vân tay được nộp đúng quy trình để cơ quan thẩm quyền có thể tiếp nhận và trả kết quả đúng. Nhiều trường hợp dù đã lấy dấu vân tay chuẩn nhưng lại nộp sai quy trình, thiếu giấy tờ thì vẫn bị từ chối. 

Ví dụ:

• Với FBI, người nộp hồ sơ có thể gửi phiếu vân tay và hồ sơ bản cứng trực tiếp đến FBI tại Hoa Kỳ. 
• Với RCMP, người nộp hồ sơ cần gửi đến đơn vị được RCMP công nhận tại Canada để số hóa vân tay và gửi về RCMP kiểm tra dữ liệu.

Quy trình lấy dấu vân tay từ Việt Nam và gửi đi nước ngoài

Nếu bạn đang ở Việt Nam nhưng cần lấy dấu vân tay cho RCMP Check, FBI Check hoặc một hồ sơ quốc tế khác, quy trình có thể được thực hiện theo các bước cơ bản sau:

Bước 1: Xác định phiếu vân tay cần dùng

Trước tiên, cần xác định bạn đang làm RCMP Check, FBI Check hay một loại police check khác để chuẩn bị biểu mẫu và đơn đăng ký đúng yêu cầu. Bạn nên trao đổi trước với đơn vị lấy dấu vân tay để kiểm tra xem họ có sẵn biểu mẫu bạn cần hay không? 

Nếu không thì bạn cần đem theo biểu mẫu mà cơ quan tiếp nhận yêu cầu. Lấy dấu vân tay lăn mực là thao tác thủ công nên có thể không tránh khỏi rủi ro bị lem mực hoặc sai sót. Bạn nên chuẩn bị khoảng 2-3 bản in sẵn để có thể thực hiện lại ngay nếu trục trặc. 

Bước 2: Điền thông tin trên phiếu vân tay và đơn đăng ký

Thông tin trên phiếu vân tay và đơn đăng ký cần trùng khớp với thông tin cá nhân trên giấy tờ tùy thân (còn hiệu lực). Rất nhiều trường hợp hồ sơ bị từ chối hoặc trả kết quả sai ở lỗi điền thông tin này. Bên cạnh đó, tùy theo biểu mẫu mà các trường thông tin cần điền cũng có sự khác biệt về quy cách. Chẳng hạn khác biệt về cách viết họ tên, thứ tự ngày tháng năm sinh…

Bước 3: Thực hiện lấy dấu vân tay

Bước 5: Hoàn thiện và gửi hồ sơ

Sau khi hoàn thành phiếu vân tay, bạn có thể chủ động hoàn thiện các giấy tờ còn lại và gửi hồ sơ đến cơ quan hoặc đơn vị tiếp nhận theo đúng quy trình.

Nếu bạn chưa chắc mình cần sử dụng mẫu phiếu nào hoặc nên gửi hồ sơ theo cách nào, Frontier One Vietnam cung cấp dịch vụ trọn gói từ bước lấy vân tay đến gửi hồ sơ và nhận kết quả RCMP Check/FBI Check. 

Câu hỏi thường gặp về lấy dấu vân tay tại Việt Nam

Có thể tự lấy dấu vân tay tại nhà bằng mực không?

Về mặt lý thuyết, bạn có thể tự thực hiện dấu vân tay mực. Tuy nhiên, với hồ sơ quốc tế, việc tự lấy dấu tại nhà có thể khó đảm bảo các yêu cầu về kỹ thuật, chất lượng dấu và biểu mẫu chính xác.

Đặc biệt nếu chưa quen với thao tác lấy vân tay thì dấu rất dễ bị nhòe, thiếu vùng vân hoặc không rõ. Vì vậy, nếu dấu vân tay được sử dụng cho một hồ sơ quan trọng, bạn nên cân nhắc thực hiện tại đơn vị có kỹ thuật viên chuyên nghiệp.

Nộp dấu vân tay từ Việt Nam có đảm bảo đúng quy trình không?

Việc lấy dấu vân tay tại Việt Nam không phải là yếu tố quyết định dấu vân tay có được chấp nhận hay không. Điều quan trọng là dấu vân tay và hồ sơ phải đáp ứng yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.

Do đó, trước khi thực hiện, bạn nên kiểm tra loại phiếu vân tay, phương thức lấy dấu và cách nộp hồ sơ theo quy trình của cơ quan tiếp nhận.

Ở Việt Nam thì lấy dấu vân tay gửi đi nước ngoài ở đâu uy tín?

Tại Việt Nam, bạn có thể liên hệ Frontier One Vietnam để được hỗ trợ lấy dấu vân tay chuẩn quốc tế cho hồ sơ quốc tế. Là đối tác của Frontier One Canada – đơn vị được RCMP chứng nhận và có hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực lấy dấu vân tay, Frontier One Vietnam có đội ngũ kỹ thuật viên được đào tạo bài bản, thấu hiểu rõ quy trình và cách thức lấy vân tay chuẩn quốc tế. Chúng tôi có thể hỗ trợ lấy vân tay theo mẫu C-216C (RCMP Canada), FD-258 (FBI Hoa Kỳ) hoặc trên biểu mẫu bất kỳ bạn cung cấp. 

Lấy dấu vân tay làm FBI Check cần chuẩn bị những gì?

Thông thường, bạn nên chuẩn bị:

• Biểu mẫu phiếu vân tay FD-258/FD-1164
• Hai giấy tờ tùy thân hợp lệ để đối chiếu thông tin cá nhân
• Request letter hoặc hướng dẫn từ cơ quan/đơn vị yêu cầu lấy vân tay (nếu có)

Frontier One Vietnam có cung cấp sẵn mẫu vân tay chuẩn dùng cho FBI Identity History Summary Check. Bạn chỉ cần đem theo giấy tờ tùy thân đến văn phòng để được hỗ trợ toàn bộ quy trình còn lại.

Lấy dấu vân tay tại Việt Nam gửi hồ sơ RCMP Check thì làm thế nào?

Bạn có thể lấy dấu vân tay tại Việt Nam trên mẫu phiếu C-216C, sau đó hoàn thiện hồ sơ và gửi về đơn vị được RCMP công nhận tại Canada để số hóa vân tay và xử lý theo quy trình. Nếu lựa chọn dịch vụ trọn gói hỗ trợ hồ sơ RCMP Criminal Record Check tại Frontier One Vietnam, bạn chỉ cần đến lấy dấu vân tay và hồ sơ của bạn sẽ được gửi trực tiếp đến Frontier One Inc. Canada kiểm tra lý lịch tư pháp đúng quy trình theo RCMP yêu cầu. 

Lấy dấu vân tay mực tại Việt Nam là một lựa chọn thuận tiện cho những người đang cư trú tại Việt Nam nhưng cần hoàn thiện hồ sơ lý lịch tư pháp hoặc các thủ tục pháp lý ở nước ngoài. Tuy nhiên, điều quan trọng không chỉ là lấy được dấu vân tay mà còn phải đúng mẫu phiếu, đúng kỹ thuật và xử lý hồ sơ đúng yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.

Nếu bạn đang cần làm RCMP Check, FBI Check hoặc cần lấy dấu vân tay cho hồ sơ quốc tế khác, Frontier One Vietnam có thể hỗ trợ từ bước kiểm tra yêu cầu, lấy dấu vân tay, kiểm tra chất lượng đến các bước tiếp theo của hồ sơ.

Bạn có thể liên hệ Frontier One Vietnam để được tư vấn lộ trình phù hợp cho hồ sơ của bạn!

Về Frontier One Vietnam

Frontier One Vietnam là Vietnam Affiliate của Frontier One Inc. (Canada), hỗ trợ khách hàng tại Việt Nam trong quá trình lấy dấu vân tay, chuẩn bị hồ sơ và kết nối với Frontier One Inc. để thực hiện các thủ tục liên quan đến Canadian Criminal Record Checks (RCMP), FBI Identity History Summary Checks và lý lịch tư pháp của nhiều quốc gia khác.

Frontier One Inc. là đơn vị được Royal Canadian Mounted Police (RCMP) cấp phép thu nhận và nộp dấu vân tay điện tử phục vụ Canadian Criminal Record Checks và có nhiều locations trải khắp Canada. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, Frontier One đã trở thành đối tác tin cậy của hàng chục nghìn khách hàng trên toàn thế giới.