Apostille Việt Nam & hợp pháp hóa giấy tờ

Khi thực hiện các hồ sơ quốc tế, một trong những vấn đề khiến nhiều người mất thời gian không nằm ở việc xin giấy tờ, mà ở bước chứng nhận giấy tờ để tài liệu được cơ quan nước ngoài chấp nhận. Tại Frontier One Vietnam, chúng tôi nhận thấy nhiều khách hàng đến làm hồ sơ Canadian Criminal Record Check (RCMP Check) hoặc FBI Identity History Summary Check (FBI Check) nhưng băn khoăn: “Giấy tờ dùng ở nước ngoài cần Apostille hay hợp pháp hóa tại Việt Nam?”. 

Việc nhận được kết quả kiểm tra lý lịch tư pháp chưa phải lúc nào cũng là bước cuối cùng. Tùy vào quốc gia và cơ quan tiếp nhận, kết quả có thể cần được Authentication (chứng thực), Apostille hoặc Legalization (hợp pháp hóa lãnh sự) trước khi sử dụng. Frontier One Vietnam có dịch vụ hỗ trợ làm apostille và hợp pháp lãnh sự Canada, Hoa Kỳ. Để tránh lựa chọn sai dịch vụ và mất nhiều thời gian, trước hết, bạn cần tìm hiểu rõ về các chứng nhận này. 

Apostille là gì? Khi nào cần Apostille? 

Apostille được áp dụng khi tài liệu được sử dụng tại một quốc gia là thành viên của Công ước Hague. Mục đích của Apostille là xác nhận có thể được sử dụng tại các quốc gia thành viên khác thuộc Công ước Hague, mà không phải trải qua quy trình hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống.

Canada và Hoa Kỳ cũng là các quốc gia đã tham gia Công ước Hague. Vì vậy, giấy tờ từ Canada hoặc Hoa Kỳ sau khi làm Apostille thì có thể dùng tại các quốc gia tiếp nhận cũng là thành viên của công ước này. 

Nếu tài liệu được sử dụng tại một quốc gia không phải là thành viên của Công ước Apostille Hague, tài liệu thường phải trải qua quy trình chứng thực (Authentication) và/hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo yêu cầu của quốc gia tiếp nhận. Quy trình này có thể bao gồm việc xác thực bởi cơ quan có thẩm quyền tại Canada hoặc Hoa Kỳ và đại sứ quán hoặc lãnh sự quán của quốc gia nơi tài liệu sẽ được sử dụng.

Trước khi thực hiện, cần kiểm tra quốc gia cấp giấy tờ, quốc gia sử dụng và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận. 

Apostille khác Authentication và Legalization thế nào?

Để hiểu rõ hơn về sự khác biệt của ba hình thức này, hãy cùng tham khảo bảng so sánh chi tiết sau đây:

Hình thức	Mục đích xác nhận	Trường hợp áp dụng
Apostille	Chứng nhận theo Công ước Hague 1961 để giấy tờ công được sử dụng tại quốc gia thành viên khác.	tài liệu được sử dụng tại một quốc gia là thành viên của Công ước Apostille Hague Xem danh sách các quốc gia tại đây.
Legalization (Hợp pháp hóa lãnh sự)	Xác nhận hợp pháp giấy tờ của cơ quan đại diện ngoại giao/lãnh sự quán tại quốc gia mà giấy tờ được sử dụng.	Áp dụng thay thế khi quốc gia tiếp nhận không áp dụng được Apostille.
Authentication (chứng thực)	Chứng thực giấy tờ có chữ ký, chức danh và/hoặc con dấu của cơ quan/người có thẩm quyền.	Thường là bước xác thực giấy tờ trước khi làm Apostille hoặc Legalization.

Như vậy, nếu bạn đang làm RCMP Criminal Record Check hoặc FBI Background Check hoặc có giấy tờ từ Việt Nam cần nộp cho hồ sơ ở nước ngoài thì cần xác định rõ yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền và quốc gia tiếp nhận xem cần làm loại nào.

Giấy tờ dùng ở nước ngoài cần apostille hay hợp pháp hóa tại Việt Nam? 

Nếu quốc gia tiếp nhận RCMP Check/FBI Check là thành viên của Công ước Hague, thì bạn có thể thực hiện Apostille tại Canada, Hoa Kỳ và nộp hồ sơ tại quốc gia đó mà không cần hợp pháp hóa lãnh sự. Thông thường, khách hàng sử dụng lý lịch tư pháp Canada, Hoa Kỳ để cho mục đích di trú, học tập hoặc việc làm ở nước ngoài. Nếu muốn dùng để nộp ở các bước tiếp theo thì bạn cần kiểm tra kỹ xem quốc gia tiếp nhận cần làm apostille, authentication hay legalization. 

Một điểm lưu ý là kết quả RCMP Check và FBI Check được cấp bởi Canada và Hoa Kỳ. Vì vậy dù làm hồ sơ tại Việt Nam thì đây vẫn là giấy tờ quốc tế và cần phải làm apostille tại Canada/Hoa Kỳ để dùng ở quốc gia khác. 

Quy trình Apostille và hợp pháp hóa giấy tờ nước ngoài Việt Nam 

Trong trường hợp bạn cần làm apostille và hợp pháp hóa giấy tờ quốc tế khi đang ở Việt Nam thì làm như thế nào? Việt Nam chính thức trở thành thành viên của Công ước Apostille 1961. Điều này mở ra sự thuận tiện khi sử dụng Apostille cho giấy tờ công giữa Việt Nam và các quốc gia cùng áp dụng Công ước, thay cho quy trình hợp pháp hóa lãnh sự thông thường. 

Nếu bạn dùng các giấy tờ ở Việt Nam như khai sinh, lý lịch tư pháp số 2, giấy kết hôn…nộp hồ sơ cho nước ngoài thì bạn có thể thực hiện trong 02 trường hợp: 

Quốc gia tiếp nhận hồ sơ là thành viên Công ước Hague

• Đến cơ quan thẩm quyền tại địa phương để được hướng dẫn thủ tục làm apostille Việt Nam.
  

Quốc gia tiếp nhận hồ sơ không thuộc công ước Hague:

• Bạn cần làm hợp pháp hóa lãnh sự/ chứng thực tại lãnh sự quán Việt Nam ở quốc gia tiếp nhận, tùy theo yêu cầu hồ sơ. 

Nếu bạn đang dùng các giấy tờ cấp từ nước ngoài và nộp đi một quốc gia khác, bạn cũng cần xác định rõ xem cần làm dịch vụ nào và gửi hồ sơ về quốc gia ban đầu để làm công đoạn apostille/authentication hoặc legalization. 

Ngoài ra, bạn cần xem xét liệu hồ sơ của mình có cần làm chứng thực (authentication) và dịch thuật trước khi làm apostille và hợp pháp lãnh sự hay không.

Dịch vụ Apostille & hợp pháp hóa Canada, Hoa Kỳ tại Frontier One Vietnam

Frontier One Vietnam hỗ trợ chứng nhận apostille giấy tờ của Canada, Hoa Kỳ cần sử dụng ở nước ngoài theo Công ước Hague tại Việt Nam. Dịch vụ có thể áp dụng cho nhiều loại giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền tại Canada hoặc Hoa Kỳ cấp, bao gồm lý lịch tư pháp, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, bằng cấp, hồ sơ học tập và các tài liệu pháp lý khác.

Quy trình làm apostille & hợp pháp lãnh sự tại Việt Nam

Bước 1: Đặt lịch hẹn qua zalo Frontier One Vietnam

– Tư vấn và xác nhận dịch vụ phù hợp (Apostille hoặc Authentication/Legalization).

Bước 2: Frontier One Vietnam sẽ thay mặt quý khách thực hiện các thủ tục cần thiết với cơ quan có thẩm quyền tại Canada, Hoa Kỳ theo yêu cầu của hồ sơ.

Bước 3: Sau khi hoàn tất, tài liệu sẽ được gửi về văn phòng Frontier One Vietnam. Quý khách có thể nhận trực tiếp tại văn phòng hoặc đăng ký dịch vụ chuyển phát đến địa chỉ mong muốn.

Khả năng thực hiện Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự phụ thuộc vào loại tài liệu, cơ quan cấp và quốc gia nơi tài liệu sẽ được sử dụng. Vui lòng liên hệ trực tiếp Frontier One Vietnam để được tư vấn và xác nhận điều kiện áp dụng đối với từng trường hợp cụ thể.

Câu hỏi thường gặp về làm apostille tại Việt Nam

Apostille Việt Nam làm ở đâu?

Nếu bạn đang cần làm apostille tại Việt Nam cho giấy tờ từ Canada, Hoa Kỳ, bạn có thể đến văn phòng Frontier One Vietnam để được hỗ trợ tư vấn. Frontier One Vietnam hỗ trợ Apostille và hợp pháp hóa nhiều loại giấy tờ được cấp tại Canada và Hoa Kỳ, bao gồm:

• RCMP Criminal Record Check (Lý lịch tư pháp Canada)

• FBI Identity History Summary Check (Lý lịch tư pháp Hoa Kỳ)

• Giấy khai sinh, giấy kết hôn

• Bằng cấp, bảng điểm và nhiều tài liệu pháp lý khác. 

Giấy tờ nước ngoài có thể được apostille tại Việt Nam không?

Không. Giấy tờ được cấp bởi cơ quan thẩm quyền nước ngoài thì cần phải gửi về quốc gia đó để làm apostille. 

Apostille có thay thế hợp pháp hóa lãnh sự không?

Chắc chắn không thể thay thế. Vì đây là hai hình thức chứng nhận khác nhau. Apostille chỉ áp dụng cho hồ sơ nộp về quốc gia là thành viên của Công ước Hague. Nếu cơ quan tiếp nhận không phải thành viên công ước Hague thì phải làm hợp pháp hóa lãnh sự. 

Có cần dịch giấy tờ trước khi apostille/hợp pháp hóa không?

Thông thường các giấy tờ nộp về quốc gia sử dụng ngôn ngữ khác nhau thì phải thực hiện dịch thuật. Bạn nên xem rõ yêu cầu của cơ quan tiếp nhận để thực hiện đúng quy trình. 

Thời gian xử lý apostille nếu đặt dịch vụ tại Frontier One Vietnam mất bao lâu?

Thời gian xử lý được quyết định bởi cơ quan có thẩm quyền tại Canada hoặc Hoa Kỳ và có thể thay đổi theo từng thời điểm.

Để tham khảo thời gian xử lý và thông tin cập nhật, vui lòng xem các nguồn dưới đây:

Hoa Kỳ: U.S. Department of State – Requesting Authentication Services

Canada (Federal): Authentication of Documents – Global Affairs Canada

Canada (Provincial): Khoảng 2 tuần kể từ ngày nhận được kết quả từ RCMP.

Lưu ý: Frontier One Vietnam không kiểm soát và không thể can thiệp vào thời gian xử lý của các cơ quan chính phủ.

Về Frontier One Vietnam

Frontier One Vietnam là Vietnam Affiliate của Frontier One Inc. (Canada), hỗ trợ khách hàng tại Việt Nam trong quá trình lấy dấu vân tay, chuẩn bị hồ sơ và kết nối với Frontier One Inc. để thực hiện các thủ tục liên quan đến Canadian Criminal Record Checks (RCMP), FBI Identity History Summary Checks và lý lịch tư pháp của nhiều quốc gia khác.

Frontier One Inc. là đơn vị được Royal Canadian Mounted Police (RCMP) cấp phép thu nhận và nộp dấu vân tay điện tử phục vụ Canadian Criminal Record Checks và có nhiều locations trải khắp Canada. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, Frontier One đã trở thành đối tác tin cậy của hàng chục nghìn khách hàng trên toàn thế giới.