Quy trình lấy dấu vân tay làm hồ sơ lý lịch tư pháp quốc tế tại Việt Nam

Tùy theo yêu cầu của mỗi cơ quan hoặc quốc gia mà lý lịch tư pháp có thể được kiểm tra theo tên hay theo vân tay. Phổ biến nhất là hồ sơ lý lịch tư pháp Canada (RCMP Criminal Record Check) và Hoa Kỳ (FBI Identity History Summary Check). Nếu bạn đang cần xin lý lịch tư pháp Canada và Hoa Kỳ thì cần phải đảm bảo quy trình lấy dấu vân tay được thực hiện chuẩn, đúng yêu cầu của RCMP và FBI. Vậy một hồ sơ lý lịch tư pháp dấu vân tay được xử lý qua những bước nào và vì sao quy trình lấy dấu vân tay lại bắt buộc? 

Ở Việt Nam, đa số thủ tục hành chính và hồ sơ thường dùng hình thức kiểm tra theo tên. Nhiều người lo lắng không biết liệu việc lấy dấu vân tay ở Việt Nam cho hồ sơ quốc tế thì có được không? Và phải lấy ở đâu để đạt yêu cầu? Frontier One Vietnam sẽ giúp bạn tìm hiểu về quy trình lấy dấu vân tay cho hồ sơ lý lịch tư pháp quốc tế tại Việt Nam. 

Khi nào hồ sơ lý lịch tư pháp quốc tế phải lấy dấu vân tay?

Phương pháp kiểm tra theo vân tay thường được thực hiện cho các hồ sơ cần xác minh danh tính chính xác như: định cư, di trú, du học, xin giấy phép hành nghề…. Trong khi kiểm tra bằng tên khá phổ biến khi làm thủ tục hành chính thông thường trong nước như: nộp hồ sơ xin việc làm, hợp đồng lao động, hoạt động mua bán, tham gia các cộng đồng/tổ chức… 

Dữ liệu sinh trắc học (vân tay) là cơ sở nhận diện cá nhân có tính chính xác cao nên thường được dùng cho các hồ sơ liên quan tư pháp. Chính vì vậy, cả Canada và Hoa Kỳ đều sử dụng hình thức kiểm tra theo vân tay cho các loại kiểm tra lý lịch tư pháp quốc tế. Quy trình lấy dấu vân tay trong trường hợp này là bắt buộc và phải được thực hiện đúng theo tiêu chuẩn kỹ thuật mà RCMP (Canada) hoặc FBI (Hoa Kỳ) quy định. Việc sai lệch trong khâu lấy vân tay có thể khiến hồ sơ bị từ chối hoặc phải làm lại. 

Lý lịch tư pháp Canada và Hoa Kỳ khác nhau như thế nào?

Khi thực hiện hồ sơ có yếu tố nước ngoài, lý lịch tư pháp không phải là một loại giấy tờ duy nhất. Mỗi quốc gia có cơ quan riêng chịu trách nhiệm kiểm tra và cấp kết quả lý lịch tư pháp. Kết quả lý lịch tư pháp sẽ thường được dùng cho các trường hợp:

• Hồ sơ định cư, xin visa, di trú quốc tế
• Hồ sơ xin việc, giấy phép hành nghề
• Hồ sơ học tập, đi du học
• Bổ sung theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hồ sơ 

Với Canada và Hoa Kỳ, hai loại hồ sơ phổ biến là RCMP Criminal Record Check và FBI Identity History Summary Check. Đây đều là các loại kiểm tra lý lịch tư pháp dựa trên dấu vân tay. 

RCMP Criminal Record Check (Canada)

RCMP Criminal Record Check là kết quả kiểm tra lý lịch tư pháp dựa trên dấu vân tay, do Royal Canadian Mounted Police (RCMP), Cảnh sát Hoàng gia Canada cấp. Hồ sơ được sử dụng để xác định thông tin tiền án, tiền sự của một cá nhân có được ghi nhận trong hệ thống dữ liệu tội phạm quốc gia của Canada hay không.

FBI Identity History Summary (Hoa Kỳ)

Tại Hoa Kỳ, lý lịch tư pháp FBI Identity History Summary Check, thường được gọi là FBI Check, là kết quả kiểm tra lịch sử nhận dạng do Cục Điều trang Liên bang Hoa Kỳ (Federal Bureau of Investigation, FBI) cung cấp. FBI cũng sử dụng hình thức kiểm tra bằng dấu vân tay như RCMP.

Không phải cứ thực hiện hồ sơ Canada hoặc Hoa Kỳ là phải có RCMP Check hoặc FBI Check. Việc có cần cung cấp hay không phụ thuộc vào loại hồ sơ, lịch sử cư trú và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.

Một hồ sơ lý lịch tư pháp quốc tế được xử lý qua những bước nào? 

Dù là làm RCMP Check hay FBI Check, quy trình làm hồ sơ lý lịch tư pháp quốc tế nhìn chung đều trải qua các bước sau:

1. Điền thông tin trên đơn đăng ký và phiếu vân tay.
2. Lấy dấu vân tay theo đúng mẫu quy định của RCMP, FBI hoặc cơ quan thẩm quyền liên quan.
3. Nộp hồ sơ về Canada, Hoa Kỳ hoặc các quốc gia cần yêu cầu cấp lý lịch tư pháp để được xử lý.
4. Nhận kết quả: bản cứng gửi qua đường bưu điện (đối với RCMP) hoặc bản điện tử qua email (đối với FBI).

Quy trình lấy dấu vân tay cho hồ sơ lý lịch tư pháp quốc tế

Quy trình lấy dấu vân tay để làm hồ sơ lý lịch tư pháp quốc tế không đơn giản chỉ là đến một công ty có dịch vụ và thực hiện lăn dấu vân tay. Tùy theo quốc gia, mục đích sử dụng và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận, người làm hồ sơ có thể cần sử dụng phiếu vân tay khác nhau, chuẩn bị thông tin theo đúng quy định và thực hiện các bước kiểm tra trước khi hồ sơ được gửi đi.

Một quy trình lấy dấu vân tay đầy đủ thường gồm năm bước, từ xác định đúng loại hồ sơ, chuẩn bị giấy tờ, lấy dấu vân tay, kiểm tra chất lượng đến hoàn thiện và nộp hồ sơ cho cơ quan xử lý.

Bước 1: Xác định loại hồ sơ và mẫu phiếu vân tay cần sử dụng

Trước khi lấy dấu vân tay, việc đầu tiên cần xác định là bạn đang làm loại hồ sơ nào và cơ quan nào sẽ tiếp nhận kết quả. Đây là bước quan trọng trong vì không phải mọi hồ sơ lý lịch tư pháp quốc tế đều sử dụng cùng một mẫu phiếu hoặc có quy trình nộp giống nhau.

Ví dụ, nếu cần thực hiện RCMP Check của Canada, hồ sơ có thể sử dụng mẫu phiếu vân tay C-216C của RCMP (Canada). Hồ sơ FBI Check của Hoa Kỳ thường dùng mẫu FD-258 hoặc FD-1164, tùy vào phương thức và yêu cầu của hồ sơ. Ngoài ra, một số quốc gia lại yêu cầu vân tay lăn tay trực tiếp bằng mực truyền thống trên mẫu phiếu riêng, thay vì lăn tay bằng máy (digital fingerprints). Bạn cũng cần nắm rõ yêu cầu để chuẩn bị phù hợp, tránh sai sót. 

Ngoài quốc gia tiếp nhận, mục đích sử dụng cũng có thể ảnh hưởng đến yêu cầu của hồ sơ. Một kết quả lý lịch tư pháp có thể được sử dụng cho mục đích định cư, nhập quốc tịch, xin visa, việc làm, giấy phép hành nghề hoặc các thủ tục hành chính khác.

Do đó, trước khi đặt lịch lấy dấu vân tay, người làm hồ sơ nên kiểm tra:

• Cần xin RCMP Check, FBI Check hay Police Certificate của quốc gia nào?
• Cơ quan tiếp nhận yêu cầu loại fingerprint nào?
• Sử dụng mẫu dấu vân tay điện tử hay dấu vân tay mực?
• Có yêu cầu điền thông tin trực tiếp trên mẫu fingerprint hay không?
• Hồ sơ có cần thêm giấy tờ hoặc biểu mẫu liên quan hay không?
• Kết quả sau khi hoàn tất sẽ được gửi cho ai và sử dụng vào mục đích gì?

Việc xác định đúng ngay từ đầu giúp hạn chế tình trạng lấy dấu vân tay đúng kỹ thuật nhưng không đúng mẫu hoặc không phù hợp với yêu cầu của hồ sơ, dẫn đến phải thực hiện lại.

Bước 2: Chuẩn bị thông tin và giấy tờ trước khi lấy dấu vân tay

Sau khi xác định được loại hồ sơ, người làm cần chuẩn bị các thông tin cần thiết trước buổi lấy dấu vân tay. Những thông tin này thường được sử dụng để điền vào phiếu vân tay, đơn đăng ký hoặc đối chiếu với thông tin trên giấy tờ tùy thân. 

Tùy từng loại hồ sơ, người thực hiện có thể cần chuẩn bị các thông tin như:

• Họ và tên
• Ngày, tháng, năm sinh
• Nơi sinh
• Quốc tịch
• Địa chỉ hiện tại
• Các tên khác từng sử dụng, nếu có
• Mục đích thực hiện criminal record check
• Các giấy tờ hoặc biểu mẫu theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận

Đặc biệt, thông tin cá nhân trên phiếu vân tay cần được kiểm tra cẩn thận trước khi ký xác nhận. Những sai sót như viết sai họ tên, ngày sinh, thông tin nhận dạng hoặc sử dụng thông tin không thống nhất với hồ sơ có thể khiến quá trình xử lý phát sinh thêm thời gian. Bên cạnh đó, thông tin địa chỉ nhận kết quả cũng cần được lưu ý điền chính xác để tránh thất lạc hoặc gửi sai yêu cầu của cơ quan tiếp nhận. 

Bước 3: Thực hiện lấy dấu vân tay

Khi đã chuẩn bị đầy đủ thông tin, bạn cần tìm kiếm và đến địa điểm lấy dấu vân tay theo đúng tiêu chuẩn của mẫu được yêu cầu. Tùy quy trình của từng đơn vị, dấu vân tay có thể được thu nhận bằng thiết bị quét vân tay điện tử (live scan) hoặc phương pháp lấy dấu vân tay bằng mực. Điều quan trọng không chỉ là lấy đủ dấu của các ngón tay mà còn phải đảm bảo hình ảnh hoặc dấu vân tay thu được có chất lượng đạt tiêu chuẩn để cơ quan tiếp nhận có thể đối chiếu.

Đối với hồ sơ quốc tế, bước này cần được thực hiện cẩn thận vì chất lượng dấu vân tay ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng cơ quan xử lý sử dụng dữ liệu để đối chiếu. Một số yếu tố có thể ảnh hưởng đến chất lượng dấu vân tay gồm tình trạng da tay, độ ẩm của da, vết trầy xước hoặc cách đặt ngón tay khi lấy dấu. Vì vậy, thay vì chỉ quan tâm đến việc đã lấy đủ dấu vân tay chưa, người làm hồ sơ nên quan tâm đến việc dấu vân tay có đạt chất lượng để sử dụng cho mục đích kiểm tra lý lịch tư pháp hay không.

Tùy theo mẫu vân tay sẽ có thứ tự lấy dấu vân tay hay cách lấy khác nhau. Thông thường thì quy trình lấy dấu vân tay sẽ cần đảm bảo thứ tự sau:

• Lăn từng ngón bên tay phải
• Lăn từng ngón bên tay trái
• In phẳng 4 ngón và ngón cái tay trái
• In phẳng 4 ngón và ngón cái tay phải

Bước 4: Kiểm tra chất lượng dấu vân tay trước khi nộp

Sau khi lấy dấu vân tay, bạn cần thực hiện một bước quan trọng là kiểm tra lại chất lượng dấu vân tay và toàn bộ thông tin trên mẫu.

Đối với dấu vân tay điện tử, có thể kiểm tra chất lượng hình ảnh ngay sau khi thu nhận. Nếu một hoặc nhiều ngón tay có hình ảnh không rõ, bị thiếu chi tiết hoặc không đáp ứng tiêu chuẩn cần thiết, nhân viên có thể thực hiện lại ngay. 

Đối với dấu vân tay bằng mực, cần kiểm tra bản lăn mực thật kỹ vì lăn mực là thao tác thủ công nên dễ sai sót hơn lấy dấu điện tử. Nếu lấy bằng mực trực tiếp trên giấy, bạn nên in sẵn 2-3 mẫu phiếu để phòng trường hợp phải lấy lại vân tay nếu chưa đạt. 

Ngoài chất lượng dấu vân tay, cần kiểm tra cả phần thông tin điền trên phiếu. Các nội dung như họ tên, ngày sinh, thông tin cá nhân và chữ ký cần thống nhất với hồ sơ.

Việc kiểm tra ngay tại Việt Nam có ý nghĩa quan trọng vì nếu phát hiện lỗi sau khi hồ sơ đã được gửi sang nước ngoài, người làm có thể phải bổ sung hoặc thực hiện lại dấu vân tay, từ đó phát sinh thêm thời gian và chi phí.

Bước 5: Hoàn thiện và nộp hồ sơ đến cơ quan xử lý

Sau khi dấu vân tay đạt yêu cầu, bước cuối cùng là hoàn thiện hồ sơ và gửi đến đúng cơ quan xử lý. Ở giai đoạn này, quy trình sẽ có sự khác nhau tùy thuộc vào quốc gia. RCMP Check của Canada và FBI Check của Hoa Kỳ đều sử dụng dấu vân tay để kiểm tra lý lịch tư pháp nhưng có hệ thống, biểu mẫu và quy trình tiếp nhận riêng. 

Quy trình nộp RCMP Check từ Việt Nam

Đối với người đang ở Việt Nam nhưng cần thực hiện RCMP Check, bạn không nhất thiết phải quay lại Canada chỉ để lấy dấu vân tay. Tuy nhiên, cách thức chuyển đổi và nộp dấu vân tay cần phù hợp với quy định của RCMP và đơn vị được phép thực hiện quy trình này.

Sau khi lấy dấu vân tay đúng mẫu, bạn cần tìm và chuyển hồ sơ đến đơn vị được RCMP công nhận như Frontier One Inc. Canada để số hóa dấu vân tay và gửi đến RCMP. Sau khi hồ sơ được tiếp nhận, RCMP sẽ thực hiện việc đối chiếu dấu vân tay với cơ sở dữ liệu tội phạm của Canada để xử lý và trả kết quả criminal record check theo yêu cầu của hồ sơ.

Quy trình nộp FBI Check từ Việt Nam

Đối với FBI Identity History Summary Check, người đang ở Việt Nam cũng có thể thực hiện bước lấy dấu vân tay tại Việt Nam trước khi gửi hồ sơ đến Hoa Kỳ.

Quy trình có thể bao gồm:

Xác định yêu cầu FBI Check  – Chuẩn bị phiếu vân tay và đơn đăng ký – Lấy dấu vân tay – Hoàn thiện hồ sơ FBI – Gửi hồ sơ trực tiếp (bản cứng) đến FBI tại Hoa Kỳ tiếp nhận và xử lý. 

Như vậy, điểm khác biệt nằm ở phương thức gửi hồ sơ. Hồ sơ RCMP Check cần phải được số hóa thông qua đơn vị được cấp phép tại Canada. Hồ sơ FBI Check có thể gửi trực tiếp đến FBI Hoa Kỳ. Điểm chung là cần đảm bảo lấy dấu vân tay đạt tiêu chuẩn để kết quả lý lịch tư pháp chính xác, được xử lý nhanh. 

3. Hồ sơ bị từ chối thì phải làm sao? 

Trong quá trình thực hiện hồ sơ lý lịch tư pháp quốc tế, việc hồ sơ bị trả về hoặc chưa được chấp nhận có thể xảy ra vì nhiều nguyên nhân. Tuy nhiên không nên mặc định rằng hồ sơ bị từ chối đồng nghĩa với việc bạn phải làm lại toàn bộ từ đầu.

Trước tiên, cần xác định chính xác lý do hồ sơ không được tiếp nhận hoặc chưa thể xử lý. Nguyên nhân có thể liên quan đến chất lượng dấu vân tay, thông tin trên phiếu vân tay, mẫu biểu được sử dụng, giấy tờ đi kèm hoặc phương thức nộp hồ sơ chưa phù hợp với yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.

Kiểm tra lại hồ sơ bị trả về

Nếu nhận được thông báo từ cơ quan xử lý, người làm hồ sơ nên đọc kỹ nội dung phản hồi và xem lại hồ sơ đã nộp để xác định vấn đề nằm ở đâu.

Một số trường hợp có thể gặp gồm:

• Dấu vân tay không đạt yêu cầu: hình ảnh vân tay không đủ rõ hoặc không thể sử dụng để đối chiếu.
• Thông tin trên phiếu vân tay không chính xác: họ tên, ngày sinh hoặc các thông tin cá nhân không thống nhất.
• Sử dụng sai mẫu phiếu: hồ sơ được thực hiện theo một mẫu nhưng cơ quan tiếp nhận yêu cầu mẫu khác.
• Thiếu thông tin hoặc giấy tờ
• Phương thức nộp chưa đúng quy trình của cơ quan tiếp nhận

Việc xác định đúng nguyên nhân giúp tránh tình trạng lấy lại dấu vân tay nhiều lần nhưng vẫn không giải quyết được vấn đề thực tế của hồ sơ. Sau khi đã nhận định được lỗi sai, bạn cần thực hiện tại quy trình lấy dấu vân tay và chuẩn bị hồ sơ từ đầu một cách chuẩn chỉnh nhất, hạn chế mắc lỗi sai khiến hồ sơ bị từ chối trước đó. 

Thế nào là vân tay đạt chuẩn?  

Một bộ vân tay đạt chuẩn cần rõ nét, không nhòe, không lem mực. Đủ 10 ngón lăn đúng quy cách và đặt đúng ô trên phiếu. Kỹ thuật viên cũng cần tránh các lỗi thường gặp như trượt tay, thiếu mực hoặc thừa mực làm mất chi tiết vân tay, đồng thời ghi chú rõ nếu khách hàng có sẹo hay ngón tay dị tật. Việc lấy dấu vân tay đúng chuẩn rất quan trọng để hệ thống có thể nhận diện và trả kết quả đúng.

Để hạn chế sai sót khi nộp hồ sơ, bạn nên cân nhắc lựa chọn một đơn vị có dịch vụ trọn gói như Frontier One Vietnam để được đồng hành chuẩn bị chỉn chu từ đầu.

Câu hỏi thường gặp 

1. Lấy dấu vân tay xong có thể tự gửi hồ sơ không?

Bạn có thể tự gửi hồ sơ nhưng phải đảm bảo hiểu và nộp đúng quy trình mà cơ quan tiếp nhận yêu cầu. 

2. Dấu vân tay không đạt chất lượng thì có phải lấy lại không?

Bạn bắt buộc phải làm lại phiếu vân tay và nộp lại hồ sơ theo đúng quy trình ban đầu. Phiếu vân tay và bộ hồ sơ đã bị từ chối sẽ không thể tái sử dụng. Vì vậy, bạn nên đảm bảo tìm đến đơn vị uy tín để lấy vân tay và được hỗ trợ kiểm tra chất lượng ngay sau khi hoàn thành. 

3. Có thể lấy dấu vân tay tại Việt Nam để làm RCMP Check hoặc FBI Check không? 

Có. Bạn có thể lấy dấu vân tay tại Việt Nam để làm hồ sơ RCMP Check hoặc FBI Check và nộp về Canada/Mỹ. Cả RCMP và FBI đều cho phép lấy dấu vân tay từ quốc gia khác (bao gồm Việt Nam) và nộp hồ sơ về Canada hoặc Hoa Kỳ để xử lý, thay vì phải quay về tận nơi. Tuy nhiên cần đảm bảo chuẩn bị phiếu vân tay và các giấy tờ đúng biểu mẫu yêu cầu và nộp theo quy trình của RCMP/FBI. 

Tại Việt Nam, bạn có thể đến lấy dấu vân để làm hồ sơ lý lịch tư pháp quốc tế tại Frontier One Vietnam. Không chỉ là lấy dấu vân tay, Frontier One Vietnam còn có dịch vụ trọn gói hỗ trợ toàn hộ quy trình làm lý lịch tư pháp Canada, Hoa Kỳ từ Việt Nam thuận tiện.

Các giải pháp được hỗ trợ tại Frontier One Vietnam bao gồm

• Lấy dấu vân tay phục vụ hồ sơ lý lịch tư pháp Canada, Hoa Kỳ hoặc quốc gia khác
• Hỗ trợ hồ sơ RCMP Criminal Record Check tại Canada
• Hỗ trợ hồ sơ FBI Identity History Summary Check tại Hoa Kỳ
• Apostille và hợp pháp hóa tài liệu phục vụ nhu cầu sử dụng giấy tờ ở nước ngoài.

Từ khâu chuẩn bị thông tin, lấy dấu vân tay đến hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ, Frontier One Vietnam hướng đến việc giúp khách hàng thực hiện quy trình lấy dấu vân tay quốc tế thuận tiện ngay tại Việt Nam, đặc biệt đối với những trường hợp cần lý lịch tư pháp dựa trên dấu vân tay.

Chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn kiểm tra kỹ lưỡng chất lượng dấu vân tay nhằm hạn chế khả năng hồ sơ bị từ chối hoặc trả về. Hồ sơ của bạn sẽ được gửi đến RCMP (Canada) hoặc FBI (Hoa Kỳ) đúng quy trình, tăng khả năng hồ sơ được xử lý nhanh chóng. 

Bạn đang cần lấy dấu vân tay để làm hồ sơ lý lịch tư pháp quốc tế tại Việt Nam mà chưa biết đơn vị nào có thể hỗ trợ? Đặt lịch ngay với Frontier One Vietnam để được tư vấn quy trình lấy dấu vân tay chuẩn theo hồ sơ của bạn nhé!

Về Frontier One Vietnam

Frontier One Vietnam là Vietnam Affiliate của Frontier One Inc. (Canada), hỗ trợ khách hàng tại Việt Nam trong quá trình lấy dấu vân tay, chuẩn bị hồ sơ và kết nối với Frontier One Inc. để thực hiện các thủ tục liên quan đến Canadian Criminal Record Checks (RCMP), FBI Identity History Summary Checks và lý lịch tư pháp của nhiều quốc gia khác.

Frontier One Inc. là đơn vị được Royal Canadian Mounted Police (RCMP) cấp phép thu nhận và nộp dấu vân tay điện tử phục vụ Canadian Criminal Record Checks và có nhiều locations trải khắp Canada. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, Frontier One đã trở thành đối tác tin cậy của hàng chục nghìn khách hàng trên toàn thế giới.